各二级学院、院直部门:
因临近毕业答辩,各二级学院及相关单位使用中心会议室频率增加,会议室周转出现困难,影响到使用单位正常工作的开展。
为充分利用现有资源,规范西藏文化传承发展协同创新中心会议室的使用和管理工作,为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务,特制定《西藏文化传承发展协同创新中心会议室管理办法(试行)》,望各使用单位遵照实行。
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西藏文化传承发展协同创新中心
2015年5月18日
西藏文化传承发展协同创新中心
会议室使用管理办法(试行)
为充分利用现有资源,规范西藏文化传承发展协同创新中心会议室的使用和管理,为相关会议提供良好的保障,特制定本管理办法。
一、使用程序
1、会议室首先保证以学校及中心名义组织、参加的重要活动;
2、各单位使用会议室前,需提前一天预约登记,并说明使用时间、使用目的、参会人员等情况,经使用单位领导签字盖章后送中心秘书室,由秘书室统筹安排;
3、使用会议室前,由使用部门提前布置会议室,包括会议座签的摆放、桌椅的安排等事项,必要时办公室可提供协助;
4、会议召开期间,会务人员应根据现场情况随时调整相关设备,保证会议的正常进行;
5、会议期间所需一次性纸杯、茶叶、稿纸、中性笔等辅助用品由使用单位自备;
6、会议结束后,使用部门负责将会议室恢复原状,并通知秘书室进行检查;
7、如需其他帮助可致电5894。
二、管理制度
1、中心秘书室负责定期检查会议室,对会议室进行日常维护;
2、与会人员应自觉遵守相关管理规定,未经允许,不能随意移动室内设施,随意开关和调试电子设备设施;
3、使用部门、与会人员要爱护室内公物,保持室内清洁,与会人员不得携带危险性、污染性、挥发性物品,不随地吐痰,不在墙壁、桌椅上乱涂乱画,不随意搬动桌椅,严禁将任何食品、饮料等带入会议室;
3、会议室使用后,使用部门需关闭音响、空调、照明、门窗等设备,清理垃圾,摆正座椅,将会议室恢复到使用前状态;
4、 不得随意将会议室用品带走或挪作他用,损害公物照价赔偿;
5、禁止任何部门私自占用会议室,所有需求单位使用会议室须征得中心同意后方可使用;
6、 上述未尽事宜如造成设备和物品损坏或丢失的,由使用部门承担相应赔偿责任。
三、本办法由西藏文化传承发展协同创新中心负责解释,自下发之日起施行。
附件:2011协同创新中心会议室使用申请单
附件:2011协同创新中心会议室使用申请单