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名师风采

用点小技巧 做个懒教师

     电脑作为教学的辅助工具,在教学活动中的作用越来越重要,很多工作都是需要在电脑中来完成的,在带来也来越多的方便的同时,很多老师也对繁琐的电脑输入感到头疼,其实只要掌握一些小技巧,就可以省掉很多重复的输入工作

    光说不练假把式,现在看例,上图。给大家介绍几种种小技巧。

 实例一:自治区教育厅要使用全国统一的学籍管理系统对全区的中小学生建立统一的电子学籍,其中有一项工作就是要批量上传学生的照片,照片名字要以学生的身份证号码命名。好多老师就一个一个的对学生的照片重命名,工作效率低不说,而且还容易出错。其实用已经录好的excel中的信息做一个批处理文件就可以一次性对学生的照片重新命名了做法如下:

 1、在学生照片所在的文件夹中新建一个excel表格,命名为gm.xls,双击打开在A列粘贴学生的身份证号码,在B列中粘贴与身份证号对应的学生姓名(要求照片是以学生的姓名命名的);在C1单元格中录入公式="ren "&B1&".jpg "&A1&".jpg"(也就是说A列的是新的照片名,B列中是现在照片名,用A列的替换B列的)如图一所示

                       图一

 2、利用C1单元格的填充柄向下拉自动填充,全体学生照片更换命名的命令就都自动生成了,并将C列自动生成的命令复制。如图二

                       图二

 3、在学生照片所在文件夹内新建一个文本文档,命名为gm.txt,双击打开,右键粘贴,C列复制的命令粘贴到文本文档中,保存。

 4、将文本文档gm.txt的扩展名txt改为bat,会弹出提示,如图三,点击“是”文本文档就会改变会批处理文件,双击这个批处理文件gm.bat就可以给文件夹内所有的照片重新以学生的身份证号命名了。

图三

 实例二:给学生建立电子学籍,要班主任在excel表格中录入学生信息,学生姓名、性别、身份证号、出生日期等信息。其实在学生的18位身份证中就包含有学生的性别和出生年月日的信息,具体为:1~6位为地区代码,7~10位为出生年份(4位),11~12位为出生月份,13~14位为出生日期,第15~17位为顺序号,并能够判断性别,奇数为男,偶数为女。18位为效验位不用重复录入,直接可以提取就可以了,既省时又可以避免录入时出现错误具体方法如下:在性别列第一个空单元格C2内录入公式=IF(MID(B2,17,1)/2=TRUNC(MID(B2,17,1)/2),"女","男"),如图,回车即可,然后用填充柄向下拉就可以把全体学生的性别生成了。同样的要提取出生日期则只需要在D2单元格内录入公式=DATE(MID(B2,7,4),MID(B2,11,2),MID(B2,13,2)),如图,回车然后用填充柄向下拉就可以把全体学生的出生日期自动生成了。

                            

 这里用到了几个函数,IF函数,MID函数和DATE函数,其中B2指的是B2单元格,也就是身份证号所在的B列的第二个单元格,上面的“IF”是“如果”的判断,MID 是取位数的意思,MID(B2,17,1)意思就是从B2格中的第17位数中取1位数字出来,DATE就是日期格式的意思。函数的含义和用法就不多做解释了,你只要记住这两个公式,在以后自己的表格中套用就可以了。

 实例:临近期末,教务处周老爷子让我做一个成绩通知单的表格,带上校徽,做好样表交给小范复制粘贴,输入成绩。看看小范皱起了眉头,也是,几百个学生复制粘贴录入还不搞得人头昏眼花手抽筋啊!想想word中的标签功能可以根据excel表格中的数据自动生成标签,把标签换成成绩单不就OK了吗。立即动手。

 第一步:先整理好excel成绩册;

 第二步:新建一个word文档,并在工具中打开“显示邮件合并工具栏”如图,你会看到如下工具条出现,后面的工作就靠他了。

 第三步:点击最左端的按钮,设置文档类型,在对话框中选择“标签”。每张成绩单相当于一张标签。然后自定义标签大小。如图,确定后你会看到word页面上会出现将页面分成6个标签。

 第四步:将光标放在第一个标签内,然后点击工具栏的左侧第二个按钮“打开数据源”,选择要打印的excel数据表。

 第五步:在第一个标签内进行编辑,创建成绩通知单,如图

 第六步:将光标移至学籍号对应的空单元格,单击按钮“插入域”进行excel对应列的选择“学籍号”列,如图,插入并关闭。然后逐个完成每个空格的插入域,完成后可以看到每个空格内与excel表格中的内容对应,然后点击按钮“查看合并数据”,查看实际数据,成绩单内自动就填入第一个学生的相应成绩信息,如图

                                  

                                    

 第七步:点击按钮“扩散标签”,可以看到页面上会出现6个学生的成绩通知单,并与excel成绩表中的一一对应。

 第八步:点击按钮“合并到新文档”,就可以看到新出现一个word文档,所有学生的成绩通知单全部生成,就可以保存打印了,至此,大功告成。

 从这两个实例中,可以看到在实际工作中,使用一些小技巧,是可以做到事半功倍,提高工作效率。所以要留心积累一些技巧,做一个会“偷懒”的好教师。

 20151012